Die internen Kontaktdaten eines Unternehmen (spricht: die Mitarbeiter) sind in der Regel komfortabel aus einem globalen Outlook-Adressbuch auswählbar. Wenn es jedoch um externe Kontakte geht, hört der Komfort jedoch schnell auf: So werden Projektmitglieder der Kunden, Dienstleister oder Partner häufig manuell (und redundant) in den Adressbüchern der einzelnen Kollegen gepflegt.
SharePoint Kontaktliste verknüpfen
Um diesem Missstand abzuhelfen, ist die SharePoint-Kontaktliste hervorragend geeignet. Im folgenden Beispiel ist zu sehen, dass sich eine solche Kontaktliste mit einem Klick auf „Verbindung mit Outlook herstellen“ (im Ribbon unter dem Reiter „Liste“) bequem in das eigene Outlook einbinden lässt:
Nach dem Klick ist lediglich noch eine Rückfrage zu bestätigen, damit sämtliche Inhalte der SharePoint-Kontaktliste künftig mit dem eigenen Outlook synchronisiert werden. Die Synchronisation funktioniert sogar beitseitig. Outlook erhält also nicht nur automatisch alle neu in SharePoint eingetragenen Änderungen. Wir können auch direkt in Outlook die Inhalte der Kontaktliste pflegen; sämtliche neuen Inhalte werden automatisch nach SharePoint zurückgeschrieben, sodass auch alle anderen Kollegen, welche sich die Liste verknüpft haben, unmittelbar die aktuellsten Daten frei Haus erhalten.
Kontaktliste als zusätzliches Adressbuch in Outlook 2010
Der folgende Screenshot zeigt das gewünschte Resultat am Beispiel von Outlook 2010. Die SharePoint-Kontaktliste wird als eigenes Adressbuch angezeigt und steht somit als Datenquelle beim Adressieren von E-Mails bereit:
Verknüpfte Kontaktliste fehlt als Adressbuch in Outlook 2013
So weit so gut. Zusammen mit meinem Kollegen Daniel Sirz bin ich heute auf das seltsame Phänomen gestoßen, dass genau dieses Verhalten in Outlook 2013 nicht mehr wie gewohnt funktioniert: Die Kontaktliste aus SharePoint war korrekt mit seinem Outlook verknüpft, aber sie tauchte nicht in der Liste der verfügbaren Adressbücher auf. Ein Bug? Wir sind der Sache auf den Grund gegangen und haben die Einstellungen der verknüpften SharePoint-Liste überprüft.
Adressbuch-Option in Outlook 2010 standardmäßig aktiv
Zunächst Outlook 2010: Nach einem Rechtsklick auf die betreffende Kontaktliste lassen sich die Eigenschaften der Liste überprüfen:
Im Reiter „Outlook-Adressbuch“ fanden wir das Häkchen „Diesen Ordner als E-Mail Adressbuch anzeigen“ standardmäßig gesetzt vor. Perfekt, so soll es sein!
Adressbuch-Option in Outlook 2013 standardmäßig nicht aktiv
Also rasch hinüber gewechselt auf den Rechner des Kollegen, der dieselbe Liste mit seinem (neueren) Outlook 2013 verknüpft hat. Wir überprüfen dieselbe Einstellung und stellen fest: Während das Häkchen „Diesen Ordner als E-Mail Adressbuch anzeigen“ in Outlook 2010 noch standardmäßig gesetzt war, muss es in Outlook 2013 nachträglich manuell aktiviert werden:
Nach dem Setzen dieses Häkchens werden auch in Outlook 2013 die Inhalte verknüpfter SharePoint-Kontaktlisten problemlos zum Adressieren von Mails angeboten.
Preisfrage
Was hat Microsoft dazu bewogen die sinnvolle Standard-Einstellung aus Outlook 2010 in der nächsten Produktgeneration zu ändern? Aus meiner Sicht ist dies ein Missgeschick, das im nächsten Servicepack für Office 2013 behoben gehört. Wie seht ihr das?